فرم ترنسمیتال
برای اغلب پروژه ها ساختار مشابه و نزدیک به همی داره ، بخش کنترل مدارک یا ساختار
پروژه متولی اصلی این فرم هست.
بخش کنترل مدارک
پروژه (DCC: Document Control
Center) ممکنه با عناوین کنترل مستندات
یا مدیریت اسناد پروژه هم شناخته بشه
فرم ترنسمیتال هم
ممکنه با اسم های ترنسمیتال یا ترانسمیتال شناخته بشه
برای ساخت فرم
ترنسمیتال از نرم افزارهای خاصی مثل
·
EXCEL
·
WORD
·
ACCESS
·
SHAREPOINT و ...
استفاده میشه که
محبوب ترین اش هم EXCEL هست
حالا
ترنسمیتال چی هست؟
مطابق
روال پروژه های مهندسی از سمت مشاور مهندسی، هر مدرک یا مجموعه ای از مدارک، هنگام
صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترانسمیتال ارسال می گردند. ترانسمیتال یک سند
قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره،
عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات
شرکت و فرد گیرنده ترانسمیتال می باشد. مثل شناسنامه مدارک ارسالی
همین
روال از دید شرکت هایmc و کارفرما، نیاز مند صدور
یک کامنت شیت در پاسخ به ترانسمیتال دریافتی است. در واقع شرکت های بررسی کننده
مدرک ترانسمیتال های صادر شده از سمت مشاورین خود را دریافت و با بررسی مدارک نظر
خود را با صدور کامنت شیت ها اعلام مینمایند.
فرم Transmittal معمولا دو نوع می باشد:
توجه : غالب شرکت ها فقط از ترانسمیتال خارجی
استفاده می کنند.
اطلاعات درج شده در فرم ترنسمیتال معمولا حاوی :
از آنجایی که تمامی رفت
و برگشت های مدارک و مستندات ، بین ارسال کنندگان و دریافت کنندگان مدارک ، بایستی
پیگیری و کنترل شوند ، لذا فرم ترنسمیتال نیز به جهت دارا بودن اطلاعات صدور و
ارسال مدارک ، بایستی در(Master Document Register) MDR ثبت و مدیریت شود. بدین منظور ، باید در
MDR ، در مورد هر مدرک یا نقشه ،
مشخص شود که هر ویرایش آن ، با کدام ترانسمیتال ( شماره و تاریخ ترنسمیتال ) ارسال
شده است تا در مراحل بعدی بتوان مسیر حرکت و تکامل مدارک را کنترل نمود.
