شناسایی و استقرار هر یک از فرایندهای مالی و اداری در سازمان میتواند یک زنجیره ارزش به وجود آورد و هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به مرحله قبل می افزاید ، فرایندهای مالی و اداری کسب و کارها ، فعالیت های اساسی در سازمان می باشند که محدود به مرزهای وظیفه نیستند و منابع انسانی، مهارتهای مدیریتی و فناوری را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژی ایجاد ارزش برای ذینفعان و بخصوص مشتریان به هم مرتبط می کنند.

در واقع اگر بخواهیم در یک جمله RAD BPMS را تعریف کنیم این عبارت بهترین عبارت است: راهکار  RAD BPMS ، یک زیرساخت نرم افزاری است که از طریق آن میتوان فرایندها را بدون کدنویسی مکانیزه کرد.

چیزی شبیه یک معجزه

ماموریت RAD BPMS حمل و راهنمایی داده ها در یک مسیر مشخص است و این یعنی اتوماسیون فرایندهای سازمانی.

اگر به بازار مراجعه کنید مشاهده خواهید کرد که برخی شرکت ها محصول BPMS را ابزاری جهت تولید برنامه (APPLICATION) های فانتزی مانند سامانه تیکتینگ، سامانه پیشنهادات و انتقادات، سامانه نظرسنجی و سامانه ارتباط با مشتریان معرفی می­کنند.

واقعیت این است که این شرکت ها کارائی این سیستم را درک نکرده اند یا درک کرده اند اما به دلایلی علاقه­ ای به افشای آن ندارند. اما مطمئن باشید ماموریت BPMS تولید برنامه و سامانه و سیستم های فانتزی نیست. بلکه راهکار  BPMS (سیستم مدیریت فرایند) در خدمت فرایندهای سازمانی است.

به صورت خلاصه هدف اصلی از ارائه راهکار  RAD BPMSغلبه برجابه جایی های نیروی انسانی، کاهش هزینه ها و زمان آموزش نیروی انسانی، کاهش هزینه ها و زمان تولید، توسعه و تغییر نرم افزار های سازمانی می باشد .

در حال حاضر اغلب سازمان ها و شرکت های ایرانی برای کاهش هزینه ها و زمان تولید، توسعه و تغییرات نرم افزارهای سازمانی اقدام به خرید  BPMSمی نمایند. از همین جهت تمرکز راد بر آن است که تولید، توسعه و تغییرات نرم افزارها بدون کد نویسی، حداقل تخصص و حداقل آشنایی با سازمان انجام پذیرد. با توجه به اینکه استخدام و نگهداری برنامه نویسان خبره و مسلط هزینه بالایی دارد لذا  خرید راهکار BPMS  می تواند منتهی به کاهش هزینه های واحد تولید نرم افزار نیز شود.

بیشترین دلیل شرکت وسازمان ها برای خرید راهکار BPMS  :

1. در کوتاه ترین زمان ممکن نرم افزار مورد نیاز خود را تهیه نمایند تا به جای درج اطلاعات بر روی کاغذ اطلاعات در پایگاه داده ذخیره شود و قابل پردازش باشد.
2. با هزینه اندک (البته نسبت به پروژ های برنامه نویسی) سیستم های مختلف را در اختیار بگیرند.
3. فرایندهای سازمانی را به صورت مکانیزه انجام دهند تا زمان تحویل خدمت یا محصول را کنترل نموده و حدالامکان کوتاه نمایند.

البته انگیزه های دیگری نیز برای خرید BPMS ممکن است وجود داشته باشد (که حتما وجود دارد) که شاید نسبت به موارد فوق در اولویت پایین تری باشند. مثلاً چند فرایندی که در زیر به عنوان نمونه ذکر میگردد:

·         فرایند اخذ مجوز نشر

·         فرایند پرداخت خسارت فوت یا جرح مازاد

·         فرایند تعمیر یا تعویض تجهیزات

·         و ...

با بررسی کوتاه متوجه می شویم که نرم افزار استانداری برای مدیریت کل مسیر هریک از فرایندهای فوق در بازار موجود نیست و اگر سازمان ها بخواهند نرم افزار مورد نیاز خود را تولید کنند حداقل باید هزینه ای چند صد میلیون تومانی بپردازند که این هزینه درقیاس با ارزش نرم افزارهای BPMS  موجود در بازار هزینه ای بسیار قابل توجه است.

نکته مشخص در مثال های فوق تعدد ماژول هایی است که در برگیرنده فرایند می شوند. برای مثال در بحث نشر علاوه بر یک گردش کار ما نیاز مند یک سیستم مالی؛ یک پورتال، یک سیستم مدیریت مستندات و…نیز هستیم یا در مثال دوم علاوه برگردش کار نیازمند یک سیستم مدیریت مستندات (پزشکی)، یک سستم مدیریت قراردادها هستیم و در مثال سوم نیز ما نیازمند سیستم های مالی، تدارکات، تعمیرات ونگهداری ، انبر،قراردادها و…هستیم. البته لازم به ذکر است فرایندهای فوق در هر ایستگاه ممکن است یکی از نرم افزارهای جزیزه ای را در گیر نمایند.

از جهتی با پرداخت هزینه های بالا و صرف حداقل یکسال زمان تنها یک بسته نرم افزار با یک کاربری خاص بدست می آورند که حتی در شرکت های مشابه نیز قابل نصب و استفاده نیست (حداقل ۳۰%سفارشی سازی شده است) اما با خرید RAD BPMS علاوه بر مکانیزاسیون فرایند اصلی و مورد نظر خود سایر فرایندهای سازمان را نیز در قالب BPMS مکانیزه خواهند کرد.

ما در راهکار  RAD BPMS هفت مرحله اصلی را تعریف نموده ایم:

·  شناسایی فرایندها (معماری فرایند)

· کشف فرایندها و مدلسازی وضعیت موجود (AS-IS)

·  شکست فرایندها

· باز طراحی یا مهندسی‌ مجدد فرایندهای سازمانی (TO-BE)

·  اجرای تستی

· تحلیل (درک نقاط ضعف و تاثیر آنها)

· پیاده­ سازی فرایندها (مدل فرایندی قابل اجرا)

در بسیاری سازمان­های کشور ما، مراحل اول یعنی مدل­سازی و کشف فرایندها انجام شده یا می­شود. خروجی این مرحله مستنداتی است که بعضاً سازمان­ها در فرمت­ها و مجلدهای شکیل آنها را جمع­ بندی و در قالب کتابچه­­ های فرایندی و زونکن­ها در قفسه مدیران سازمان قرار می­دهند ولی برای اینکه به اهداف اصلی استقرار BPM نائل آییم، لازم است تا هر ۶ مرحله بطور کامل صورت پذیرد و فرایندها در سازمان اجرا شوند. البته به این معنی نیست که فرایندها در سازمان­ها جاری نیستند زیرا سازمان در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها و گردش کارهاست لیکن سازمان­ها از این منظر در سطوح مختلفی از بلوغ قرار دارند.

علی­رغم اینکه فرایندها هم اکنون در سازمان­ها در حال اجرا هستند ولی کند بوده و با لختی زیادی مواجه­اند، بطوری­که آنچه معمولاً مانع تحقق چرخه BPM در سازمان­ها شده است فاز پیاده ­سازی یا اجرای فرایندها است. ابزاری که اجرای فرایندها را تا حد بسیار زیادی تسهیل نموده و از کندی آن­ها می­ کاهد، نرم افزار RAD BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم ­افزار RAD BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان بدون کدنویسی ، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود. پس می­توان دریافت که حلقه مفقوده بسیاری از پروژه­ های BPM در سطح کشور، استقرار یک راهکار BPMS مناسب و پیاده­ سازی فرایندها در این ابزار است.

در واقع BPMS هم می تواند در یک شرکت مهندسین مشاور با ۱۰ تا ۱۵ نفر نیرو کارایی داشته باشد و هم می­تواند در یک بانک یا وزارتخانه دارای کارکرد مطلوب باشد. جالب تر اینکه برای هر دو سر طیف (یعنی چه سازمان های کوچک و چه سازمان های بسیار بزرگ) یک محصول ارائه می شود و محصول بر اساس اندازه سازمان در چند نسخه ارائه نمی شود.

اما باید توجه داشت که نکته اصلی برای حضور BPMS در یک سازمان نحوه پیاده سازی پروژه BPMS است که حضور BPMS در یک سازمان را موجب می شود یا در جهت عکس سازمان را از BPMS گریزان می کند.

نکته قابل ذکر در خصوص پیاده سازی RAD BPMS این موضوع است که تمام واحد پیاده سازی و پشتیبانی آن متشکل از فازغ التحصیلان رشته صنایع می باشد که سالهاست در مجموعه راد مشغول به تحقیق و کسب تجربه های اجرایی مفید و انجام شده در شرکت های مختلف می باشند.