شرکت فرایند پرداز راد با سابقه ای 17ساله در طراحی و تولید سامانه های نرم افزاری فرآیند گرا در حوزه های مختلف و سابقه 13 سال فعالیت در حوزه شرکت های پروژه محور ایران، این افتخار را دارد که نزدیک به 300 شرکت مشاور، پیمانکار و ناظر کارفرما را در حوزه های مختلف پروژه ای پیاده سازی نموده است . از این رهگذر این شرکت با توجه به رویکرد فرآیندی که از ابتدا در دستور کار خود قرار داده خود را به تنها ساختار BPMS تولید داخل تبدیل نموده و به تولید راهکارهای نرم افزاری تخصصی برای حوزه های مختلف EPCMF پرداخت که یکی از این راهکارها نرم افزار ویژه EDMS (راهکار مدیریت و کنترل اسناد مهندسی) میباشد.

این راهکار نرم افزاری پس از فاز طراحی و پیاده سازی پایلوت در یکی از مجموعه های قرارگاه خاتم الانبیا و تایید فنی از این مجموعه معظم، توسط شرکت راد به شرکت های حوزه نفت و گاز معرفی شد و شایان ذکر است که تنها راهکار کنترل اسناد و مدارک مهندسی است که تاییدیه فاوا و امنیت وزارت نفت را اخذ نموده است.

با استفاده از راهکار مدیریت اسناد و مدارک مهندسی راد و قراردادن آن سر راه کلیه ورودیها و خروجی های مرتبط با مدارک پروژه میتوان کلیه فعالیت های مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان و انرژی و منابع مالی جلوگیری نمود.

در این سیستم کلیه کاربران و افراد مرتبط با مدارک مهندسی می توانند در هر لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیت های مجاز خود را در سیستم انجام داده و کنترل های لازم را ایجاد نمایند. در واقع سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی راد سیستم ایجاد ، ثبت ، بروز رسانی ، برنامه ریزی ، کنترل ، گردش و نگهداری اسناد مهندسی شرکت در یک پایگاه امن، یکپارچه و پیوسته است.

این راهکار نرم افزاری توانایی استقرار و اجرا در سه بخش زیر را به صورت مجزا و یا تجمیعی دارا می باشد:

1. راهکار EDMS برای شرکت های کارفرما (نظارت عالیه)
2. راهکار EDMS برای شرکت های MC (مشاور کارفرما)
3. راهکار EDMS برای شرکت های E (مشاور تولید مدرک)
   

بر این اساس راهکار مدیریت اسناد و مدارک مهندسی "راد" توانایی تحت کنترل قراردادن هریک از شرکت های درگیر در پروژه را در شاخه مهندسی دارد و همچنین میتواند سه مرحله تولید مدرک ، نظارت اصلی و نظارت MC را در قالب یک نرم افزار یکپارچه تحت پوشش کامل قرار دهد .

تولید مدرک:

 معمولا اطلاعات مربوط به مدارک در هر پروژه در اختیار واحد یا بخش مهندسی بوده و اطلاع از آخرین وضعیت مدارک یا روال تولید آن مخصوصا اگر تعداد آن زیاد باشد کار بسیار دشواری می باشد و دستیابی به نسخه ها و همچنین دریافت اطلاعات وضعیت مدارک به صورت ادواری بسیار وقت گیر و دارای خطای زیادی می باشد که این اسناد ارزشمندترین داده های خروجی و ورودی این مجموعه ها می باشند.

قسمت های مختلف راهکار EDMS  راد در حوزه شرکت های مشاور شامل موارد زیر می شود:

1. گردش های کاری چرخه عمر مدارک فنی پروژه
2. سرویسهای کنترلی و درج جزئیات اسناد و مدارک مهندسی
3. راه اندازی DCC و مدیریت ترانسمیتال ها
4. گزارشگیری های متنوع و اطلاع از وضعیت اسناد و مدارک
5. آرشیو جامع و پایگاه اطلاعاتی برای ذخیره سازی مدارک مهندسی       

لازم به ذکر است بخش های یک تا چهار صرفا در نرم افزارهای EDMS با مفهوم Engineering Document Management System وجود دارند در حالی که امروزه در بازار  سر فصل شماره 5 عموما به اشتباه  EDMS معرفی می گردد که  در واقع این مفهوم Electronic Document Management System می باشد.

 ساختار کنترلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل می آید تا طرفین قرارداد اطمینان یابند که هر سند دقیقا به طریقه مشخص شده و در زمان معین، تهیه شده است. لذا بعضا با توجه به بزرگی پروژها و یا نداشتن تخصص های لازم در تمام زمینه ها و... این وظیفه به شرکت های MC محول میگردد. در راهکار مدیریت اسناد و مدارک مهندسی راد کلیه موارد ذکر شده در ساختار شرکت های مشاور برای این واحد نیز با رویکرد MC قابل دستیابی می باشد و این قبیل شرکت ها نیز میتوانند چرخه کنترل بر تولید مدارک را در مجموعه خود جاری نمایند و همچنین قابلیت اتصال برای MC و  Eفراهم شده تا در صورت خواست کارفرما این دو حوزه در یک ساختار واحد اجرایی گردند.

سیستم کنترل مدارک راد جهت کنترل تراکنش های مختلف مدارک بین مهندس مشاور و کارفرما، مهندس مشاور و ناظر و همچنین بین مهندس مشاور و سایت اجرایی امری الزامی و حیاتی برای پروژه می باشد.  این کنترل ها فرآیندی است که توسط مدیریت تعیین میگردد تا از دستیابی به اهداف واحد مورد رسیدگی در زمینه قابلیت اعتماد به گزارشگیری ، اثربخشی و کارایی عملیات سازمان و رعایت قوانین و مقررات مربوط به سازمان اطمینانی مناسب به دست آید.

 همچنین برای شرکتهای کارفرمایی که صرفا به بایگانی و آرشیوینگ اسناد تولید شده و نظارت شده ی عناصر زیرمجموعه خود میخواهند بپردازند، مجموعه ای از روشهای نوین بایگانی الکترونیکی و ساختارهای سریع دستیابی به اطلاعات را در اختیار میگذارد تا هر لحظه بتوانند از هر جایی ، به اطلاعات پروژه های مختلفشان دسترسی داشته باشند.

با توجه به موارد ذکر شده می توان عنوان کرد راهکارهای راد بر خلاف سایر سیستم ها یک نگاه کاملا واقع نگر و به دور از ایده آل گرایی در سازمان را ارایه می نماید و به جای پیاده سازی الگو های از پیش تعریف شده اصناف مشابه و یا دستورها و روش های اجرایی غیر قابل انعطاف ، در قدم اول فرایندهای جاری و مورد نیاز سازمان را شناسایی و بررسی می نماید، تا الگویی مناسب از آنچه در حال حاضر در سازمان وجود دارد را ارائه نماید که توسط تیم حرفه ای و با تجربه از کارشناسان صنایع مجموعه راد صورت می پذیرد. لذا استخراج فرآیندهای مورد نظر سازمان منطبق بر سطح نیاز مشتری یکی از اهداف راد می باشد تا بتواند سیستمی منطبق بر سازمان مشتری ایجاد نماید و با توجه به خواسته های خاص هر سازمان خروجی های کاملا متفاوتی از نرم افزاری واحد در شرکتهای مختلف ایجاد نماید، علی الخصوص با در نظر گرفتن این نکته که در پروژه های مختلف سطح نیازهای متفاوتی به وجود می آید و در بسیاری مواقع این سطوح درخواستی در حین اجرای پروژه ها نمود پیدا میکنند. پس ابزار باید آمادگی پذیرش هر گونه تغییری را در خلال پروژه و هم چنین بعد از پایان دوره پیاده سازی توسط نیروهای درون سازمانی و نه کارشناسان فروشنده داشته باشد. رویکردی که مبنای آن انطباق با دیدگاه مدیران، فرآیندها، نیروی انسانی، سخت افزار و بستر موجودو... می باشد تا پس از ایجاد انطباق لازم به بهبود عملکرد سازمان بپردازد. شاید بتوان گفت این مورد یکی از بارزترین مشخصه ها و تفاوت ها ی روش عملیاتی راد با  شرکت های پیاده ساز نرم افزارهای ERP در دنیا می باشد که از ابتدا محور فعالیت ها وآموزش ها و پیاده سازی خود را بر روی تجارب موفق در صنف مشابه قرار می دهند.