به ثمر رسیدن پروژه ها ، با هر موضوع و در هر زمینه ای که باشند، نیازمند مدیریت و اجرای  روش مند و حفظ مستندات مرتبط با پروژه ها است که در واقع این مهم ثبت و گردش دانش و تجربه ای است که در راستای اجرای پروژه ها به دست می آید.

 شرکت راد با ارائه این راهکار از سال 1383و کسب تجربه در پیاده سازی آن در بیش از 300 شرکت مشاور ، پیمانکار ، کارفرما و مجری همسو با استانداردهای ایزو ، مدیریت و کنترل پروژه را بعنوان فرآیندی تعریف می‌کند که با حفظ مسیر پروژه آن را به شکل موفقیت‌آمیزی به اتمام می‌رساند تا به اهداف از پیش تعریف شده در برنامه ریزی ، اجرا ، نظارت ، کنترل و اتمام آن دست یابد.

این راهکار با توجه به اینکه بر اساس چرخه های کاری هر سازمان طراحی و پیاده سازی میگردد توان همسو شدن با انواع نیازها را دارا می باشد و میتواند از پله مدیریت مکاتبات پروژه آغاز و تا فراگیر شدن در تمام ارکان پروژه بست پیدا کند و انواع مختلف سازمان های پروژه محور کوچک و بزرگ را پوشش دهد .

این راهکار تنها یک نرم افزار نبوده بلکه راه‌حل جامعی (Solution) برای کنترل و مدیریت پروژه‌های یک سازمان می‌باشد. این راه‌حل کمک می‌کند تا مدیران پروژه بتوانند پروژه‌های سازمان را بصورت متمرکزی ایجاد و پیگیری نموده و به سرانجام رسانند. در واقع کاربران و منابع مربوطه با مکانیزم‌های ساده و کارآمدی می‌توانند نسبت به فعالیت‌های خود مطلع شده، پیشرفت آنها و ساعات کارکرد خود را گزارش داده و نهایتاً در بوجود آوردن و استفاده از اطلاعات پروژه، به صورت متناسب سهیم شوند. همچنین مدیران سازمان می‌توانند گزارشات مورد نظر خویش را از اطلاعات سیستم کنترل پروژه سازمان استخراج نموده وآنها را مورد بررسی قرار دهند .

از مدت ها پیش سازمان های پروژه محور با چالش پیاده سازی اثربخش استاندارد PMBOK روبرو هستند. سازمان هایی که از این استاندارد استفاده کرده اند و اثر بخشی لازم را نداشته و سازمان هایی که می خواهند از مزایای این استاندارد به عنوان رایج ترین و معروف ترین استاندارد مورد استفاده در دنیا بهره بگیرند. استاندارد PMBOK شامل مجموعه جامعی از مفاهیم، فرآیندها و ابزارها و تکنیک های حوزه مدیریت پروژه است که به همین دلیل در بخش بدنه یا گستره دانشی   (body of knowledge) قرار دارد.

  اما چگونه می توان از این فرآیندهای کلی در سازمان خود استفاده کرد؟

راهکاری که استاندارد PMBOK پیشنهاد داده است بومی سازی (tailoring) فرآیندها است.

ولی چگونه می توان بومی سازی فرآیندها را در عمل اجرا کرد؟

بومی سازی یک هنر است که نیازمند تجربه و بهره گیری از رویکردها و ابزارهای مناسب است. یکی از مهمترین ابزارهای بومی سازی فرآیندهای مورد اشاره در استاندارد PMBOK ، رویکرد BPM است.

تجربه عملی ما در سازمان های پروژه محور (حوزه صنعت نفت و گاز، صنعت ساختمان و انبوه سازی، پروژه های صنعتی و عمرانی) نشان می دهد که رویکرد BPM روشی قدرتمند و موثر برای بومی سازی فرآیندها است و در ارتقا بهره وری در سازمان های پروژه محور نقش مهمی داشته است.

ما در راهکار  RAD EPMS یازده مرحله اصلی را تعریف نموده ایم:

·                چرخه حیات پروژه و تاثیرات سازمانی

·                فرایندهای مدیریت پروژه

·                مدیریت یکپارچگی و پیوستگی پروژه

·                مدیریت محدوده پروژه

·                مدیریت زمان پروژه

·                مدیریت هزینه پروژه

·                مدیریت کیفیت پروژه

·                مدیریت منابع انسانی پروژه

·                مدیریت ارتباطات پروژه

·                مدیریت تدارکات پروژه

·                مدیریت ذینفعان پروژه

چرخه حیات پروژه و تأثیرات سازمانی

مدیران یا سازمان های پروژه محور می توانند پروژه را به چند مرحله که عمدتاً متوالی و گاهی همپوشان هستند،تقسیم کنند تا کنترل بهتری را به منظور ارتباط مناسب با فعالیت های مستمر سازمان مجری اعمال نمایند. بطور کلی ، مجموعه این مراحل به عنوان چرخه حیات پروژه شناحته می شود.
چرخه حیات پروژه می تواند با توجه به جنبه های منحصر به فرد سازمان،صنعت و یا تکنولوژی تهیه و شکل دهی شود که بسیاری از سازمان ها یک مجموعه خاص از چرخه های حیات را برای استفاده در تمامی پروژه هایشان مشخص می کنند.

راهکار RAD EPMS در واقع نوعی پیش‌بینی و نقشه راه به دست ما می‌دهد و این قابلیت را به مدیر پروژه می‌دهد تا وظایف تعریف شده را در فازهای مختلف به پیش برد و بر اساس هر نوع چرخه ای که متناسب با نیازهای پروژه ها تعریف شده است  (برنامه محور ، تکراری ، افزایشی ، تطبیقی و یا ترکیبی) نقطه آغاز تا پایان یک پروژه را مدیریت ، کنترل و گزارش دهی نماید این روند باعث ایجاد فرایندی سیستماتیک، زمان‌مند و کنترل‌شده می‌شود که به سود ذی‌نفعان پروژه خواهد بود و به مدیران پروژه نیز در تشخیص به‌هنگام پیش‌نیازهای ورود به هر فاز کمک می‌کند.

شما می توانید یک دید جامع از کارهای سازمانی در همه مراحل پروژه برای تصمیم گیری های بهتر داشته باشید.

فرایندهای مدیریت پروژه

فرایندهای مدیریت پروژه مجموعه ای از فعالیتهای یکپارچه و بهم مرتبط میباشد و لذا کسب نتیجه در هر یک از محدوده های مدیریت پروژه معمولا در سایر فرایندها نیز موثر است و تعامل بین محدوده ها دارای نتایج مثبت و منفی برای هر یک از آنها است .

 “موفقیت در مدیریت پروژه ،مستلزم مدیریت بر تعامل بین محدوده ها برای نیل به اهداف پروژه به بهترین روش ممکن است”.

راهکار RAD EPMS با این نگرش که پروژه ها از فرآیندها تشکیل شده‌اند ، هر دو گروه از فرایندهای مدیریت پروژه که کار پروژه را تشریح، سازماندهی و تکمیل می‌کنند و فرایندهای محصول‌گرا که محصول پروژه را مشخص و ایجاد می‌کنند تحت پوشش قرار میدهد.

این فرایندها در سراسر پروژه هم پوشانی و تعامل دارند. هدف از تدوین نقشه فرآیندی، نمایش فرایندها و ارتباط و تقدم و تأخر آنها است .حین استقرار سیستم مدیریت کیفیت / سیستم مدیریت یکپارچه، سازمانها اغلب در ابتدا به تهیه نقشه فرآیندی می پردازند و پس از تایید آن توسط مدیریت ارشد سازمان، وارد جزئیات بیشتر نظیر تهیه روشهای اجرایی، دستورالعملها و فرمها  و پردازش فرایندها می شوند.

در راهکار RAD EPMS ، گروه‌های فرآیندهای مدیریت پروژه توسط نتایجی که تولید می‌کنند میتوانند به هم متصل شوند . اغلب نتیجه یا ماحصل هر یک ورودی دیگری است. این راهکار برای اجرا یک پروژه‌ی مستند فراهم می‌آورد و سپس همان طورکه پروژه پیشرفت می‌کند، آنها را به روز رسانی می نماید.

شما میتوانید فرایندهای آغازین ، برنامه ریزی ، اجرا ، کنترل و بستن پروژه را به خوبی در این راهکار تعریف و مدیریت نمایید.

 مدیریت یکپارچگی و پیوستگی پروژه

عدم یکپارچگی اطلاعات اولین و مهمترین مشکل سازمانهاست. مجموعه اطلاعات بخش های مختلف سازمان به صورت مجزا از هم در واحدهای مالی ، اداری ، فنی و مهندسی ... نگهداری می شود و در واقع پردازشی که برای هر کدام از این واحدها انجام می شود به صورت جداگانه بوده و هدف نهایی آن صرفا اهداف همان واحد را تامین می کند و در دیدگاه کلان با در کنار هم قرار دادن این اطلاعات مجموعه اطلاعات جداگانه ای خواهیم داشت که ارتباطی با یکدیگر ندارند.

عدم پیوستگی اطلاعات دومین مسئله موجود در سازمانهاست. معمولا در سازمانها هیچ ارتباطی در گردش کارهای صورت گرفته با روالهای قبلی و بعدی ایجاد نمی شود و پیگیری نمودن یک پروسه کاری از نقطه ابتدایی تا انتهای آن عملا غیر ممکن می باشد  در صورتیکه هدف نهایی راهکار " راد " پیوستگی واقعی جریان اطلاعات موجود در سازمان می باشد به طوریکه روال طی شده در واحدهای گوناگون در یک پرونده قابل دسترسی و بررسی باشد.

هر پروژه علاوه بر محصول یا خدمتی که به عنوان خروجی اصلی خود دارد، دانش‌هایی را هم ایجاد می‌کند .معمولا تجارب و درس‌آموخته‌های ایجاد شده در طی پروژه به نحوی سازمان‌دهی نمی‌شود که در پروژه‌های آتی سازمان بتوان از آن استفاده کرد . این راهکار با ثبت و ایجاد پیوستگی و یکپارچگی در سرتاسر سازمان با رویکردهای مدیریت دانش پروژه، ریسک از دست رفتن بخش اعظمی از دانش‌ها را کاهش میدهد و در سه مقطع قبل از شروع پروژه، حین پروژه و بعد از پروژه، ابزارهایی را ارائه می‌دهد تا دانش و درس‌آموخته‌ها شناسایی، کسب، تسهیم، و نگهداری شود و در زمان نیاز دوباره قابل بازایابی و استفاده باشند.

مدیریت محدوده پروژه

محدوده پروژه از منظر راهکار های راد ، عبارت است ازتقسیم دستاوردهای اصلی پروژه به فرایندهای کنترلی کوچکتر و قابل مدیریت تر به منظور بهبود دقت براوردهای هزینه، مدت زمان و منابع تعریف مبنایی جهت اندازه گیری و کنترل عملکرد درواگذاری صریح مسئولیت ها . کنترل محدوده پروژه اطمینان میدهد که تمامی تغییرات درخواست شده و اقدامات اصلاحی یا پیش گیرانه پیشنهادی ازطریق فرایند کنترل تغییر یکپارچه مورد بررسی قرار میگیرند .کنترل محدوده پروژه همچنین جهت مدیریت تغییرات واقعی اتفاق افتاده استفاده میشود و بادیگر فرایندهای کنترل یکپارچه می گردد تغییرات کنترل نشده را غالبا خروج ازمحدوده پروژه می نامند. تغییرات اجتناب ناپذیرند ، درنتیجه باید برخی ازانواع فرایند کنترل تغییر را مورد استفاده قرار دهیم .اجرای پروژه های بزرگ بدون سیستم های کنترل پروژه امکان پذیرنمی باشد و ساختارهای شکست کار یک پروژه اساس سیستم برنامه ریزی فعالیت ها می باشند. ازانجایی که پروژه های بزرگ دریک زمان قابل تحویل نمی باشد لذا طی مراحل تعیین شده درساختارشکست کار تحویل میگردند .ساختارشکست کار ساده ترین ابزار را برای تجزیه محدوده پروژه تهیه می کند و مستقیما با برنامه ر یزی فعالیتها مرتبط است.

در راهکار RAD EPMS شیوه برنامه‌ریزی، نظارت و مدیریت محدوده را مشخص می‌کنیم. نتایج در فرایندهایی که برنامه مدیریت محدوده نام دارد قرار می‌گیرندو برخی فرایندها میتقیما خروجی خود را به این فرایندها میفرستند و برخی فرایندها نیز میتقیما از این خروجی ها استفاده می نمایند.

در راهکار RAD EPMS الزامات پروژه را گردآوری می‌کنیم (مثلا این نمایشگاه باید گنجایش صد هزار بازدید کننده در روز و ده هزار بازدیدکننده همزمان را داشته باشد). الازمات عموما از سوی کارفرما و بهره‌بردار پروژه مشخص می‌شوند، ولی علاوه بر آن سایر ذی‌نفعان پروژه نیز ممکن است الزاماتی داشته باشند، مانند شهرداری و اداره محیط زیست.

محدوده پروژه که تدوین شد به فرآیند ساختار شکست کار تبدیل می‌شود. ساختار شکست کار ترکیبی سلسله مراتبی از گستره پروژه است که هر تحویل‌شدنی را به تحویل‌شدنی‌های خردتر و در نهایت بسته‌های کاری (عناصر آخرین سطح ساختار شکست کار) (Work Flow)تبدیل می‌کند. بسته‌های کاری در فرآیند تعریف فعالیت‌ها به فعالیت‌های خردتر(Task) تقسیم می‌شوند.

فرآیند تنفید محدوده، تحویل‌شدنی‌های پروژه را به تایید کارفرما می‌رسد. بهتر است تحویل‌شدنی‌ها را دایما به تایید رسمی رساند تا احتمال دوباره کاری در آینده کاهش یابد و تحویل نهایی محصول پروژه نیز ساده‌تر شود  تا فرایند های کنترلی نیز بتوانند به راحتی جاری گردند.

 مدیریت زمان پروژه

موفقیت یا شکست شما در مدیریت یک پروژه، بیش از هر چیز به این امر بستگی دارد که آیا می‌توانید نتایج نهایی را در موعد معین تحویل دهید؟

زمان یکی از باارزش‌ترین منابع هر پروژه است. شما برای هر محصول یا خدمت مورد نظر، زمان محدودی در اختیار دارید و بدون مدیریت صحیح زمان، ممکن است پروژه‌ی شما به یک فاجعه ختم شود. همان‌طور که حدس می‌زنید برنامه‌ریزی ساده‌ترین روش مدیریت زمان است. در این رویکرد فعالیت‌های موردنیاز برای تکمیل پروژه برآورد می‌شود و زمان‌بندی کارها، بر اساس تخصیص منابع به هر فعالیت، مشخص می‌شود.

علاوه بر برآورد و تخصیص منابع، هزینه‌ها هم رابطه‌ی مستقیمی با مدیریت زمان دارند، چراکه پروسه‌های طولانی، هزینه‌ی بالاتری به پروژه تحمیل می‌کنند.

1.برنامه‌ی مدیریت زمان‌بندی

در مرحله‌ی اول، شما تمام سیاست‌ها، روندها و اسناد موردنیاز مدیریت پروژه را، از طرح اولیه گرفته تا توسعه مداوم و همچنین اجرا و کنترل برنامه، مشخص می‌کنید. این فرایند بسته به نیازهای پروژه و میزان رسمی بودن آن، ممکن است بسیار تفصیلی باشد، اما مهم‌ترین مزیتی که دارد این است که سمت‌وسوی مدیریت زمان‌بندی را روشن می‌کند و به راحتی قابل ثبت در راهکار RAD EPMS است.

2.تعریف فعالیت‌ها

در این مرحله، کلیه‌ی اقدامات خاصی را که در راستای تولید محصولات انجام می‌شوند، شناسایی و ثبت میشود. هدف اصلی این است که یک مبنای مشخص برای برآوردها، زمان‌بندی، اجرا، نظارت و کنترل کار پروژه در اختیار داشته باشیم. چه وظایفی باید انجام شود تا پروژه به هدف نهایی خود برسد؟ این وظایف را لیست می‌کنید و اگر فعالیتی به شکست کار (WBS) نیاز دارد، جزئیات کار آن را تعیین می‌کنیم.

نکته: خروجی فرایند تعریف وظایف، به‌عنوان ورودی فرایند بعد مورداستفاده قرار می‌گیرد.

مورد 2 و 3 میتواند در مبحث قبل مشخص و تدوین شده باشد.

3. ترتیب فعالیت‌ها

لیست فعالیت‌های شناسایی‌شده را به‌دقت بررسی میگردد و با در نظر گرفتن همه‌ی محدودیت‌های پروژه، آن‌ها را به شیوه‌ای مرتب می نماییم که بهترین اثربخشی را داشته باشند. به‌این‌ترتیب رابطه‌ی بین فعالیت‌ها مشخص می‌شود. رابطه‌ی منطقی فعالیت‌ها، باید یک زمان‌بندی واقعی به شما بدهد. به همین دلیل اگر یک پروسه، احتمال تأخیر یا تعجیل داشته باشد، باید آن را در رابطه‌ی منطقی فعالیت‌ها لحاظ نماییم.

مورد 2 و 3 میتواند در مبحث قبل مشخص و تدوین شده باشد.

4.تخمین منابع فعالیت‌ها

در این مرحله منابع موردنیاز برای هر پروسه را برآورد کنید. به‌بیان‌دیگر، نوع و میزان مواد و مصالح، نیروی انسانی، تجهیزات و تدارکات هر پروسه را تخمین بزنید. مهم‌ترین مزیت این فرایند، این است که به شما امکان می‌دهد برآوردهای درست‌تری از زمان و هزینه‌ها داشته باشید.

البته این مرحله، با چالش‌های خاصی همراه است، چراکه شما باید عرضه و تقاضای هر منبع/ نیروی کار و ارتباط آن با پروژه را ارزیابی کنید. آیا منابعی که در دسترس شما است، برای تخصیص به پروسه‌ها کافی است یا به منابع بیشتری نیاز دارید؟

نقش‌های کاری را به افراد تیم اختصاص بدهید و بعد وابستگی‌ها را بر اساس تخصیص منابع بررسی کنید. به‌عنوان‌مثال اگر یک برنامه‌نویس را برای ۱۵ فعالیت در نظر گرفته‌اید و می‌بینید که ۱۰ مورد از آن‌ها با یکدیگر تداخل دارند، باید یک برنامه‌نویس دیگر هم استخدام کنید، یا بپذیرید که احتمالاً تایملاین پروژه، طولانی‌تر خواهد شد.

5.برآورد مدت‌زمان فعالیت‌ها

این مرحله یکی از سخت‌ترین فرایندهای مدیریت پروژه است. شما باید بررسی کنید که با توجه به منابعی که در اختیاردارید، چقدر طول می‌کشد تا هر وظیفه را تکمیل کنید. فراموش نکنید که سطح دسترسی به منابع و تعطیلات را در مدت‌زمان فعالیت‌ها لحاظ کنید. فقط به این دلیل که یک فعالیت به ۸ ساعت زمان نیاز دارد، به این معنی نیست که تا فردا صبح به پایان رسیده باشد!

به‌علاوه به یاد داشته باشید که اسپانسرهای پروژه، موفقیت یا شکست شما را بسته این موضوع قضاوت می‌کنند که کار در مدت‌زمان معلوم و با بودجه مشخص انجام‌شده است یا خیر.

6.توسعه‌ی برنامه‌ی زمان‌بندی

برای توسعه‌ی یک برنامه‌ی دقیق، به برخی از پارامترهای مراحل قبل نیاز دارید. ترتیب فعالیت‌ها، مدت‌زمان هر فعالیت و منابع تخصیص داده‌شده به هر فعالیت، مهم‌ترین پارامترهای موردنیاز هستند. به کمک توسعه‌ی زمان‌بندی می‌توانید تاریخ شروع و پایان هر فعالیت و نقطه‌ی عطف را برنامه‌ریزی کنید و در صورتیکه در مدت زمان پیش بینی شده شما آن فعالیت تمام نشده باشد، به سرعت توسط کارتابل خود مطلع میشوید و یا در هر لحظه و هر زمان از مرحله ای که در آن قرار گرفته است با خبر میشوید.

7.کنترل برنامه

در مرحله‌ی آخر، وضعیت فعالیت‌های پروژه را مورد نظارت و بررسی قرار می‌دهید تا پیشرفت، به‌روزرسانی‌ها و تعدیل و اصلاح تغییرات را برمبنای برنامه‌ی زمانی مشخص‌شده، مدیریت کنید. این فرایند به شما کمک می‌کند انحرافات برنامه را شناسایی کنید و اقدامات اصلاحی لازم را برای مینیمم کردن ریسک، انجام دهید.

شکی نیست که تهیه‌ی برنامه‌ی پروژه و پیگیری آن، بخش‌های مهمی از مدیریت پروژه هستند، ولی همه‌ی زحمات شما به صحت این مراحل بستگی خواهد داشت. پس برای اجتناب از هرگونه اتفاق غیر منتظره‌ی نامطلوب، که مانع از دستیابی شما به اهداف نهایی پروژه می‌شود، باید در بازه‌های زمانی مشخص، وضعیت هر پروسه را مورد نظارت قرار دهید که در این راهکار میتوانید هر نوع گزارشی را از فعالیتهای جاری و پیش رو در کسری از ثانیه و به راحتی در دسترس داشته باشید و هر فرایندی را به راحتی رصد و کنترل نمایید.

مدیریت هزینه پروژه

قیمت تمام شده پروژه بر مبنای هزینه یابی بر مبنای فعالیت به تفکیک هر پروژه مشکل اساسی در شرکت های پروژه محور به حساب می آید که عدم توانایی تشخیص مدت زمان صرف شده برای هر پروژه توسط هر پرسنل، مخصوصا پرسنل ثابت توسط سیستم کنترل عملکرد پروژه رفع می گردد. با این راهکار می توان بر روی کلیه فعالیت هایی که کاربر در پروژه های مختلف انجام داده است به تفکیک هر پروژه کنترل و مدیریت داشت و گزارشی جامع و کامل از مدت زمان صرف شده هر یک از کاربران بر روی هر پروژه استخراج نمود و یک خروجی از این محاسبات را در اختیار تیم مالی قرار داد .

علاوه بر این میتوان در این راهکار برای هر کالا یا خدمات نیز با جزئیات مصرفی آن ، در هر پروژه و به تفکیک آن تعداد و قیمت مشخص نمود تا به راحتی کنترل گردد.

 مدیریت کیفیت پروژه

ایزو و به گردش در آوردن آن در سازمانها مشکل اساسی به حساب می آید. معمولا در سازمانها روالهای ایزو به صورت تشریفاتی با فرمهای زمان بر و دست و پــاگیر مجموعه مشکلات و اصطکاک کاری خاص خود را به همراه دارد. راهکار RAD EPMS تمام اطلاعات و مستندات مورد نیاز را در قالب روالها و فرایندهای مشخص طبق روش اجرایی استاندارد در سازمان به گردش در می آورد و ممیزی و بازبینی آنها را به راحت ترین شکل ممکن مهیا می سازد و در واقع ایزو و دستوالعمل های آن را از قاب خارج نموده و به صورتی کاربردی و راحت در سازمان جاری می سازد و اثر بخشی آن را افزایش می دهد.

وجود سوابق اجرایی بخش جدایی‌ناپذیر سیستم مدیریت کیفیت بوده و نگه‌داری مناسب و دسترسی سریع به سوابق از موضوعات مهم و پراهمیت تاکید شده در متن استاندارد ایزو است

برنامه ریزی قبل از ممیزی یکی دیگر از کاربردهای راهکار راد است که کمک می کند ممیزین تعریف شده و برنامه ریزی درستی برای فرایندهای ممیزی دوره ای و سالیانه انجام شود و با ایجاد چک لیست های ممیزی و ثبت آنها به ارزیابی های دقیق کمک شایانی می نماید.

 مدیریت منابع انسانی پروژه

کنترل عملکرد پرسنل سازمانی یکی دیگر از معضلات مدیران می باشد.  مدیران موفق امروزی نیاز به سیستمی برای برنامه ریزی ، کنترل و گزارشگیری دقیق از کارکرد پرسنل خود دارند تا با توجه به آن پیشرفت مراحل کاری و وضعیت موجود را به راحتی بسنجند و گزارشات آماری مورد نیاز خود را بدون نیاز به پرسنل استخراج نمایند. در حال حاضر مجموعه ای از تایم شیت ها به صورت روزانه و یا هفتگی در قسمت های مختلف سازمان پر می شود به صورت خام در اختیار تیم کنترل پروژه قرار می گیرد و این تیم باید با صرف زمان زیادی اطلاعات را از تایم شیت ها استخراج کرده و وارد نرم افزار نماید. راهکارهای" راد"  تایم شیت های پرسنل را به گزارشهای سیستمی دقیق تبدیل می کند بدین مفهوم که فعالیتها در اختیار پرسنل قرار گرفته و گزارشهای دقیق بر مبنای فعالیت های انجام شده ، پردازش و ایجاد میگردد  و پس از تایید مدیران مربوطه آنها را در کارکرد آن پرسنل در آن پروژه قرار میدهد. با این روش درصد خطاهای پرسنلی کاسته شده و گزارش استخراج شده نمای واقعی به خود می گیرد.

مدیریت ارتباطات پروژه

منفعت کلیدی این فرآیند آن است که رویکرد ارتباطات با ذینفعان را با اثر بخشی و کارایی، شناسایی و مستند می کند. برنامه ریزی ارتباطات پروژه در موفقیت نهایی هر پروژه مهم است. برنامه ریزی ناکافی ارتباطات ممکن است به مشکلاتی چون تاخیر در تحویل پیام ابلاغ اطلاعات به مخاطب نادرست، یا ناکافی با ذینفعان و سوء تفاهم یا سوء تعبیر از پیام ابلاغ شده منجر شوند. ارتباطات موثر بدین معنا است که اطلاعات به فرمت درست، در زمان درست، به مخاطب درست و با اثر درست ارائه شوند. ارتباط کارآمد، بدین معنی است که فقط اطلاعات موردنیاز فراهم گردند.

با استفاده از راهکار مدیریت اسناد و مدارک مهندسی راد و قراردادن آن سر راه کلیه ورودیها و خروجی های مرتبط با مدارک پروژه میتوان کلیه فعالیت های مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان و انرژی و منابع مالی جلوگیری نمود.

        در این سیستم کلیه کاربران و افراد مرتبط با مدارک مهندسی می توانند در هر لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیت های مجاز خود را در سیستم انجام داده و کنترل های لازم را ایجاد نمایند. در واقع سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی راد سیستم ایجاد ، ثبت ، بروز رسانی ، برنامه ریزی ، کنترل ، گردش و نگهداری اسناد مهندسی شرکت در یک پایگاه امن، یکپارچه و پیوسته است.

 منفعت کلیدی این فرآیند اطمینان بخشی از جریان اطلاعات بهینه در سازمان و بین تمام شرکای ارتباطی در هر لحظه ایی از زمان می باشد.

 مدیریت تدارکات پروژه

اهمیت تدارکات در ساختار شرکت های پروژه محور و نقش کلیدی آن در برنامه ریزی عملیاتی اجرای پروژه بر  کسی پوشیده نیست .چابکی ساختار تدارکات در تامین کالا و خدمات مورد نیاز پروژه ها ، برگ برنده شرکتهای این حوزه می باشد.

خرید و تدارکات به عنوان یک شریان اصلی در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان می باشد و علاوه بر بخشها، فرایندهای بسیاری نیز درسازمانها به وسیله فرایند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند و هرگونه اختلال درآن منجر به ایجاد اشکال درروندهای اجرایی سازمان می شود .

راهکار خرید وتدارکات راد، تمامی امور مرتبط با خرید بهنگام کالاو خدمات موردنیاز ، برای انجام تمامی فرایندها وعملکردها را شامل میشود و یک راه حل جامع ، منظم و سیستماتیک است که به فرآیند برنامه ریزی، اجرا و کنترل عملیات مرتبط با تامین یک کالا در بهینه‌ترین حالت ممکن می پردازد وفرآیندهای درخواست ، استعلام ، مناقصه ، خرید ، نظارت و بازرسی وسایر فرآیندهای خاص هر مجموعه را در حوزه خرید با کنترل دقیق تر پوشش میدهد.

سیستم خرید و تدارکات با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به فرایندهای خرید از تمام واحدهای سازمان و ذخیره‌سازی آن در یک مرکز به‌صورت یکپارچه، امکان پردازش اطلاعات و دریافت گزارش‌های مورد نیاز را فراهم کرده و به مدیریت متمرکز و موثر‌تر سازمان کمک می‌کند.

مدیریت ذینفعان پروژه

مدیریت ذینفعان پروژه درجه اهیت بالایی دارد، زیرا مهم‌ترین عاملی که فلسفه وجودی و حیات سازمان‌ها به آن وابسته است، ذینفعان هستند. ذینفع فرد، گروه یا سازمانی است که می‌تواند بر نگرش، منابع یا خروجی‌های سازمان اثر گذاشته و یا از خروجی‌های سازمان تأثیر پذیرد.

راهکار RAD EPMS شناسایی و اولویت بندی ذینفعان، انتخاب مکانسیم ارتباطی با هر گروه از ذینفعان، دریافت انتظارات و نیازهای هر گروه از ذینفعان، اولویت بندی نیازها و انتظارات و تحلیل استراتژیک و اقدامات برنامه ریزی شده از ابتدا تا انتهای این فرآیند را به راحتی ممکن می سازد.

برای موفقیت پروژه حیاتی است که ذینفعان، زودتر در پروژه شناسایی شوند و سطوح علایق، انتظارات، اهمیت و تاثیر آن ها تحلیل گردد. این ارزیابی اولیه باید به طور منظم، بازنگری و به روزرسانی شود.

منفعت کلیدی این فرآیند، آن است که یک برنامه روشن و قابل اقدام را جهت تعامل با ذینفعان پروژه، در راستای پشتیبانی علایق پروژه را فراهم می سازد. فرایند مدیریت تعامل ذینفعان، چگونگی اثرگذاری پروژه بر ذینفعان را شناسایی می کند که این فرایند به مدیران امکان می دهد تا روش های مختلف تعامل اثربخش ذینفعان در پروژه را توسعه دهد، تا انتظاراتشان را مدیریت کند و نهایتا به اهداف پروژه دست یابد.