فرم ترنسمیتال در پروژه‌های مهندسی: تعریف، کاربردها و اهمیت
در پروژه‌های مهندسی، خصوصاً در پروژه‌های EPC، کنترل مدارک و مستندات یکی از ارکان اساسی مدیریت پروژه‌ها است. فرم ترنسمیتال (Transmittal) یکی از ابزارهای اصلی در این فرایند است که برای ارسال رسمی مدارک و مستندات به کار می‌رود. این فرم اطلاعاتی چون شماره، عنوان، هدف ارسال، تعداد صفحات و دیگر جزئیات مربوط به مدارک را در خود جای می‌دهد و به‌عنوان شناسنامه‌ای برای مدارک ارسالی عمل می‌کند.
کاربرد فرم ترنسمیتال
فرم ترنسمیتال به‌طور معمول برای ارسال مدارک بین بخش‌ها یا شرکت‌ها در پروژه‌های مهندسی استفاده می‌شود. این فرم می‌تواند به‌صورت داخلی (برای ارسال مدارک بین دو بخش از یک شرکت) یا خارجی (برای ارسال مدارک بین دو شرکت) استفاده شود. در هر دو حالت، ترنسمیتال نقش کلیدی در پیگیری و مدیریت مدارک دارد و تمام فرآیند ارسال مدارک باید در سیستم مدیریت مدارک (MDR) ثبت شود.
ویژگی‌های فرم ترنسمیتال
فرم ترنسمیتال معمولاً شامل اطلاعات زیر است:
نام فرم و شماره فرم
تاریخ صدور فرم
لوگوی شرکت‌های مرتبط (کارفرما، پیمانکار یا مشاور)
اطلاعات ارسال‌کننده و دریافت‌کننده
نام مدارک ارسالی (نقشه‌ها، مستندات و غیره)
کد و شماره مدارک
هدف از ارسال مدارک (برای تایید، اظهار نظر یا اطلاع)
تعداد نسخ الکترونیکی و کاغذی مدارک
فرم ترنسمیتال و سیستم مدیریت مدارک (MDR)
از آنجا که تمام رفت‌وآمدهای مدارک باید کنترل و پیگیری شوند، فرم ترنسمیتال باید در سیستم مدیریت مدارک (MDR) ثبت شود. این ثبت‌نام امکان ردیابی و مدیریت دقیق مدارک و مستندات ارسالی را فراهم می‌کند و به‌این‌ترتیب روند کنترل مدارک را تسهیل می‌کند.
نرم‌افزارهای مورد استفاده برای ایجاد فرم ترنسمیتال
برای ایجاد و استفاده از فرم ترنسمیتال، نرم‌افزارهایی چون Excel، Word، Access و SharePoint به کار می‌روند. از بین این‌ها، Excel بیشترین استفاده را در میان تیم‌های پروژه‌های مهندسی دارد.
نتیجه‌گیری
فرم ترنسمیتال به‌عنوان ابزاری حیاتی در مدیریت مدارک پروژه‌های مهندسی و EPC، به کنترل دقیق‌تر مدارک کمک می‌کند و با ثبت و پیگیری مستندات در سیستم‌های مدیریت، تسهیل در تصمیم‌گیری‌های پروژه‌ای را فراهم می‌آورد.
