;

محصولات

دبیرخانه راد

RAD Office Information System

نرم افزار دبیرخانه راد

 

جمع آوری مستندات درون و برون سازمانی و نگهداری و کنترل آنها جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به ‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری، همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان و شرکتی بوده است .

راد به ‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان جهت گردش نامه ها و ارجاعات قرار می‌دهد که با بهره‌گیری از آن و با ایجاد مرجعیت اطلاعات، اداره ای بدون کاغذ را محقق میسازد و جستجوی نامه ها را آسان‌تر می نماید. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر جا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند و به سرنخ رخدادها و تحلیل فرایندهای سازمانی دست یابند که پایه‌ی شناخت جامع فرایندهای تمام سازمان قرار میگیرد.

 این طراحی یکپارچه با پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی ، به مستند شدن روال ها و عملیات انجام شده در طول فرایندهای مختلف سازمان کمک نموده و علاوه بر شفاف سازی، منجر به بهینه سازی چرخه های اداری نیز میگردد و با ارائه گزارشات و خروجی های مختلف در خصوص مکاتبات سازمان و پی جویی اقدامات بعدی  آنها ، مدیران سازمان‌ها را در سنجش میزان دستیابی به اهداف و آگاهی از نقاط قوت و ضعف سازمان و اتخاذ تصمیمات صحیح یاری می‌رساند.

گزارشات:

  • امکان تهیه گزارشهای مدیریتی از وضعیت اسناد موجود در سازمان به تفکیک هر کاربر ، طرف حساب ، وضعیت و ...
  • جستجو براساس همه فیلدهای اطلاعاتی سند
  • جستجو براساس کلیه عملیات انجام شده روی سند (ثبت، تغییر، ...) در محدوده تاریخی مشخص.
  • جستجو براساس کلیه عملیات ارجاع (گیرنده، فرستنده، تاریخ، ...)
  • امکان خارج نمودن گزارش عملکرد کاربران
  • ارسال اطلاعات کارکرد،
  • گزارش چرخه عمر یک  نامه
  • گزارش‏های آماری متنوع بر حسب نوع نامه‏ها، تعداد نامه‏های ارسالی و دریافتی هر واحد و پیگیری‏ها و ارجاعات هر شخص یا هر واحد سازمانی
  • امکان تهیه گزارشات متنوع
  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه
  • گزارش خلاصه کارها برای اطلاع سریع از وضعیت نهایی یک پرونده
  • جستجو و گزارش گیری بر اساس هر یک از فیلدهای اطلاعاتی به صورت Multisearvh
  • گزارش نامه های یک پروژه بع تفکیک پیمانکاران و کارفرمایان
  • گزارش نامه های یک پیمانکار یا کارفرما در پروژه های مختلف
  • انواع گزارشات کارکرد پرسنل و بهره وری مجموعه

تعاریف :

  • حذف کاغذ از فرآیندهای کاری سازمان
  • بالا بردن سرعت و دقت گردش عملیات پیگیری ها
  • کاربری ساده و آسان و سهولت ثبت نامه حتی بدون آموزش
  • تعریف پیش فرض های ‏ متنوع و چندین template  قالب نامه برای هر نامه با فرمت های رایج
  • امکان تعریف اطلاعات تکمیلی بر روی نامه متناسب با نیاز سازمان
  • تعریف شرکت ها و مخاطبین طرف مکاتبه  با انواع گروه بندی های مختلف و اعمال سطح دسترسی بر روی آنها
  • تعریف کاربر و مدیر پیش فرض برای هر نوع نامه جهت تسریع در ثبت
  • تعریف سطح ارجاعات (عادی، محرمانه ، سری و...) و انواع نحوه ارسال نامه
  • امکان تعریف جانشین برای هر کاربر و امکان تفویض اختیار کاربران
  • امکان تعریف انواع مکاتبات
  • امکان تعریف اولویت مکاتبات بر حسب اصطلاحات رایج در هر سازمان
  • امکان تعریف مخاطبین یک سازمان در یک پرونده واحد به همراه مشخصات فردی و سمت هریک
  • تعریف متن های رایج و تکرار شونده برای جلوگیری از اتلاف وقت
  • امکان تعریف عناوین مکاتبات هر سازمان و استفاده از آنها
  • امکان تعریف گروه بندی افراد گیرنده ارجاع و رونوشت به ازای هر کاربر
  • امکان تعریف شماره سریال جداگانه و دلخواه برای هر نوع مکاتبات موجود در سازمان
  • تعریف انواع سمت های سازمانی به صورت درختواره
  • تعریف انواع چارت سازمانی و کاربران و برقراری سطوح دسترسی حرفه ای با هشت فیلتر ترکیبی بر روی اطلاعات ، فرم ها و امکانات هر فرم
  • امکان تعیین پیش فرض سطوح دسترسی ضمیمه های نامه
  • تعریف شرح استاندارد جهت حذف تایپ در فیلدهای متنی به تفکیک هر کاربر

امکانات :

  • توزیع و پاسخ دهی آسان به نامه ها تنها با یک کلیک و ایجاد ارتباط خودکار پاسخ با نامه
  • پیوستگی و ارتباط نامه ها با یکدیگر
  • ثبت آسان نامه ها و مشاهده دیاگرام گردش اسناد به همراه عملیات انجام شده ، تاریخ ، کاربر و مشخصات سند.
  • امکان پیگیری دقیق عملکرد کاربران در سیستم و تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده با جزئیات کامل(Log)
  • کنترل امنیت و اعمال سطح دسترسی بر اساس چارت سازمانی
  • کنترل فرآیندهای گردش نامه در سازمان
  • امکان تعریف فرایند و گردش کاری بر روی هر نوع نامه به صورت جداگانه بر حسب نیاز سازمان
  • امکان استفاده از قالبها و الگوهای پیش فرض برای هر نوع نامه
  • امکان نظارت بر کارتابل افراد تحت مسئولیت
  • امکان استفاده از گزارش کارکرد سازمانی با توجه به چارت سازمانی و دسترسی های اعمال شده
  • یادداشت همراه با تاریخ و زمان هشدار و دفترچه تلفن
  • ارسال پیام به همراه تاریخ و زمان دریافت و رویت کردن
  • کنترل و پشتیبانی کلیه مراحل تولید، گردش و بایگانی مکاتبات
  • امکان ثبت و تعیین پروژه در هنگام ایجاد نامه
  • پشتیبانی از محیط  ویرایش مایکروسافت ورد
  • امکان استفاده از فرمت دلخواه برای شماره بندی مکاتبات
  • امکان ارجاع و رونوشت نامه توسط کاربر برای پرسنل یا واحدهای دیگر با توجه به سطح دسترسی
  • امکان ایجاد رونوشت های درون سازمان برای یک یا چند کاربر بطور همزمان
  • امکان ایجاد رونوشت های برون سازمان برای یک یا چند مخاطب بطور همزمان
  • امکان ارجاع همزمان یک نامه وارده به یک یا چند کاربر
  • امکان ایجاد عطف پاسخ بازگشت و پیرو
  • امکان تعریف چند امضاکننده در هر نامه ( قابلیت چند امضایی بر روی نامه ها )
  • امکان نمایش کلی نامه قبل از امضا برای امضا کنندگان
  • ایجاد تالار گفتگو به ازای هر نامه و دعوت از کاربران دینفع
  • امکان تبادل اطلاعات به حالت چت و ارسال فایل در تالار گفتگو بین افراد عضو
  • امکان اولویت بندی مراحل امضا در بین امضا کنندگان
  • امکان ثبت نامه ها و اسناد و انجام عملیات به طور همزمان توسط چندین کاربر
  • امکان تعریف گردش اتومات نامه ها و دستگردانی آن
  • امکان مشاهده نامه به صورت همزمان توسط چند کاربر از واحدهای کاری مختلف با سطح دسترسی
  • نمایش سریع نامه ها و مکاتبات مرتبط با نامه
  • امکان پیوست ضمائم مختلف با فر متهای دلخواه به یک نامه در هر مرحله از ایجاد نامه
  • کنترل مراحل ثبت پیش نویس نامه صادره تا صدور نامه
  • امکان تغییر گروه بندی و سطح امنیت هر نامه در طی مراحل نامه
  • امکان مشخص کردن سطج امنیت هر کدام از پیوست های نامه بصورت مجزا
  • ایجاد پرونده ای واحد از مکاتبات و مراسلات هر طرف حساب
  • امکان پیگیری نامه های ارجاع شده و آخرین وضعیت آن
  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های نامه در  یک صفحه
  • نمایش خلاصه گردش مکاتبات
  • امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و مشاهده نشده
  • ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع
  • امکان درج مهلت ارجاع نامه  برای هر کاربر
  • امکان تفکیک نامه ها بصورت ( امروز، دیروز، هفته گذشته، ماه اخیر و روزهای بعدی) در کارتابل
  • ثبت پیش نویس نامه صادره و الصاق فایل های مورد نیاز
  • امکان انتخاب ستونهای قابل مشاهده در فرم نامه ها
  • امکان ثبت ، ذخیره و گزارشگیری یاداشت ها با امکان درج تاریخ، ایجاد و تفکیک یاداشتها بر اساس تاریخ و یادآوری آن
  • امکان تعریف کاربر پیش فرض برای ارجاع سریع نامه
  • ثبت گردش اقدامات یک پروزه و نمایش دیاگرام کل جریان کارها و ارجاعات (Diagram view)
  • کنترل یک نامه مشخص و مشترک در بین تمامی نامه ها
  • صرفه جویی زمانی در انجام پروزه ها ، چرخه ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ ها و ارجاعات
  • ذخیره متمرکز اطلاعات با فضای کمتر و ضریب امنیتی بالاتر در سطوح مختلف سازمان و به اشتراک گذاری ساده و قانونمند آنها
  • امکان ایجاد رونوشت جداگانه با دستورات مختلف به هر کاربر
  • امکان نمایش ضمائم خاصی از مجموعه ضمائم یک نامه به کاربران در هنگام ارجاع
  • ایجاد Template نامه ها و تایپ نامه های صادره در برنامه Office با امکان چیدمان فیلدهای ثابت مانند شماره نامه و امضاء کننده به صورت اتوماتیک

کارتابل ها :

  • یادآوری کارهای روزانه در قالب کارتابل برای همه پرسنل
  • امکان کنترل کارکرد پرسنل زیر مجموعه یک مدیر از درون کارتابل مدیر بدون نیاز به گزارش گیری
  • کارتابل کارهای انجام نشده پرسنل ، جهت اطلاع مدیران بخشها
  • ثبت زمان دیده شدن کار توسط پرسنل جهت پیگیری های آتی برای مدیران
  • نمایش کارهای آتی پرسنل جهت اطلاع از برنامه کارهای روزهای آینده و نمایش کارهای از تاریخ گذشته جهت انجام
  • نمایش جداگانه نامه های دیده شده از دیده نشده
  • نمایش تمامی نامه های دریافتی و ارسالی به تفکیک در کارتابل ها بر اساس سطوح دسترسی
  • نمایش مکاتبات داخلی، دریافتی و ارسالی به تفکیک در کارتابل ها
  • نمایش کلیه ارجاعات و رونوشت های دریافتی و ارسالی
  • نمایش پیش نویس های امضا شده و امضا نشده  یا ابطالی بصورت مجزا برای کاربران

  • کارتابل اختصاصی برای نامه های امضا نشده مدیران

زیر سیستم ها

محصولات
0+ کاربر