محصولات

آرشیو فنی راد

RAD Electronic Document System

نرم افزار آرشیو فنی راد

در دنیای امروز که اطلاعات و اسناد به‌صورت دیجیتال تولید و تبادل می‌شوند، وجود یک نرم‌افزار آرشیو الکترونیکی در سازمان‌ها به یک ضرورت تبدیل شده است.
نرم‌افزار آرشیو فنی راد با هدف ایجاد بایگانی دیجیتال منسجم، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد و مدارک فنی و اداری خود را به‌صورت ساخت‌یافته و طبقه‌بندی‌شده مدیریت و نگهداری نمایند.

این سامانه تمامی اطلاعات پراکنده سازمان را با سرعت و دقت بالا تجمیع کرده و در قالب ساختارهای دلخواه، بر اساس سطح دسترسی کاربران، در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. با استفاده از نرم‌افزار آرشیو فنی راد، فرآیندهایی مانند ثبت، گردش، رهگیری و ذخیره‌سازی اسناد به‌صورت خودکار و قابل پیگیری انجام می‌شود.

از جمله مزایای کلیدی این نرم‌افزار می‌توان به توانایی در یکپارچه‌سازی اسناد گذشته و جاری سازمان، امکان جستجوی سریع و پیشرفته میان حجم بالای اطلاعات، تعریف سطوح دسترسی دقیق و نقش‌محور، پشتیبانی کامل از سیاست‌های مستندسازی و تضمین کیفیت، و همچنین بهینه‌سازی فرآیندهای بایگانی و کاهش اتلاف منابع اشاره کرد.

نرم‌افزار آرشیو فنی راد نه‌تنها ابزاری برای بایگانی اسناد است، بلکه زیرساختی مناسب برای ایجاد نظام مستندسازی حرفه‌ای در سازمان‌های پروژه‌محور، تولیدی، خدماتی و عمرانی فراهم می‌سازد.

چرا نرم افزار آرشیو فنی راد:

  • در اکثر سازمان ها اسناد بسیاری به صورت فیزیکی انباشت می شوند که در بخش های مختلف همانند دبیرخانه ، بخش اداری و مالی ، مرکز اسناد و ... فضای فیزیکی قابل توجهی را اشغال می نمایند.
  • دسترسی و جستجو در بین اسناد کاغذی مشکل و زمان بر است و در همه حال نیازمند وجود چند نفر پرسنل جهت مدیریت این موضوع می باشد.
  • نگهداری از اسناد به صورت کاغذی و فیزیکی نیازمند صرف هزینه ، زمان و مکان بسیاری است و این اسناد در مرور زمان دچار فرسودگی می شوند.
  • اسناد فیزیکی در موارد قهری همانند سیل ، زلزله ، آتش سوزی و ... بسیار آسیب پذیر هستند.
  • از اسناد فیزیکی نمی توان نسخه پشتیبان تهیه نمود.
  • علاوه بر اسناد فیزیکی بسیاری از اسناد به صورت الکترونیکی در قالب ایمیل، فایل‏های با  فرمت  Office‌، PDF، HTML، txt‌، Video،Audio و DataBase‌، نقشه‌ها و ... تولید و ارسال می شوند که به صورت از هم گسیخته بر روی کامپیوتر های پرسنل و یا سرورهای سازمانی قرار دارند.
  • بسیاری از این اسناد الکترونیکی در قسمت های مختلف و بدون طبقه بندی و ساختار و در پوشه های ویندوزی و بدون اعمال دسترسی و به صورت نا امن نگهداری می شوند.
  • اغلب این اسناد مرتبط با یک موضوع (‌پروژه، شخص، واحد و‌ ....) می باشند اما نحوه نگهداری آنها به صورتی است که ارتباط بین آنها از بین رفته و لذا یافتن اسنادی که مثلاٌ مرتبط با یک پرسنل یا پروژه خاص می باشد غالبا سخت و یا حتی غیر ممکن است.

گزارشات:

  • امکان محاسبه و کنترل دقیق مدت زمان صرف شده هر کاربر روی هر فایل
  • جمع بندی کل مدت زمان صرف شده تمامی کاربران روی یک فایل به عنوان گزارشی کارا به مدیران مربوطه
  • امکان جستجو بر اساس کلیه فیلدهای مشخص هر نوع مدرک یا زیر گروه آن با حالتهای ترکیبی
  • امکان صدور تکی و گروهی فایل ها با توجه به انواع جستجو ها به خارج از برنامه با سطح دسترسی
  • جستجو بر اساس هر فیلد تعریف شده

تعاریف :

  • تعریف ساختار نامحدود و درختواره ای برای مستندات
  • تعریف گروه بندی آرشیو به ازای هر کاربر به صورت درختواره برای ایجاد آرشیو کاربری دلخواه با سطح نیاز و کاربرد هر کاربر به صورت مجزا برای جلوگیری از افزونگی حجم و البته مرتبط با گروه بندی کلان سازمانی
  • تعریف سطح محرمانه بودن هر سند
  • تعریف روشهای شماره گذاری مختلف اسناد
  • تعریف سطوح دسترسی بر روی هز نوع فایل و سند
  • قابلیت تعریف شناسنامه اطلاعاتی اسناد
  • تعریف فیلدهای شناسنامه ای دلخواه بر روی اسناد با قابلیت جستجو بر روی فیلدها
  • تعریف امضا کنندگان
  • تعریف دلخواه ساختار بایگانی
  • تعریف برچسب های دلخواه بر روی اسناد و جستجوی آن

امکانات :

  • انطباق کامل با مستند سازی بر اساس ایزو
  • یکپارچه سازی بایگانی اسناد بخش های مختلف
  • افزایش سرعت گردش اسناد و فایل ها در سازمان
  • ایجاد پرونده ای متشکل از تمامی اسناد و مدارم برای پروژه ها جهت نگهداری و ثبت تمامی رخدادهای مالی و اداری
  • ایمن سازی مستندات با توجه به سطوح کاربری
  • نمایش مسیر طی شده هر فایل در سیستم اتوماسیون
  • امکان تکمیل مدرک در جهت تولید نسخه هاس جدید آن
  • مدیریت حجم زیاد اسناد فنی و نقشه ها ، قراردادها ، صورت وضعیت ها ، گزارشات و ...
  • قابل استفاده در آرشیو های فنی پروژه ها ، اداری ، مالی ، پرسنلی و ...
  • رهگیری سریع آخرین ویرایش یا بازبینی ورژن یک سند 
  • دسترسی سریع به پرونده و کارهای متصل به فایل و یا کاربر هر فایل با یک کلیک
  • کتابخانه الکترونیک
  • امکان طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات  با فیلدهای دلخواه روی هر گروه فایل
  • امکان ضمیمه نمودن نامحدود فایل ها به task ها
  • امکان ورود اطلاعات یکجای آرشیو شده در فایل های ویندوزی به صورت یکجا در نرم افزار به دو روش الصاق مسیر و الصاق درون سیستم
  • امکان دسته بندی و مدیریت پروژه ها
  • امکان اتصال یک یا گروهی از فایل ها به یک کار مشخص در پرونده راد یک طرف حساب
  • قابلیت اختصاص دادن گروه های اطلاعاتی به اسناد و مدارک
  • امکان اجباری کردن فیلد فرم های ورودی مدارک و اسناد
  • امکان بر چسب گذاری روی هر فایل برای گروه بندی و جستجوی سریع تر و در وقت (Tag)
  • امکان ثبت نقشه های مختلف به همراه مشخصات کامل و پیوست های آن به هر پروژه
  • امکان انتقال ساختار درختی چرخه حیات یک سند از یک پرونده به پرونده دیگر
  • امکان ثبت چرخه اسناد تهیه ، تایید ، بررسی ، بازبینی و بازنگری و ...
  • امکان ثبت نسخه های ویرایش شده هر فایل با توجه به کاربر و تاریخ و ...
  • امکان اسکن مستندات در هنگام تهیه مجموعه فایل های هر پروژه
  • امکان اختصاص موضوعات مختلف به فایل ها
  • اعمال سطح دسترسی و محدود کردن پرینت مدارک آرشیو شده