شناسایی، تحلیل و استقرار فرایندهای مالی و اداری در سازمان، زنجیره‌ای از ارزش ایجاد می‌کند که هر مرحله آن، به مرحله پیشین قدرت و ارزش افزوده می‌دهد. این فرایندها محدود به مرزهای وظیفه‌ای نیستند؛ بلکه منابع انسانی، مهارت‌های مدیریتی و فناوری اطلاعات را به هم متصل کرده و تمرکز سازمان را بر خلق ارزش برای ذی‌نفعان، به‌ویژه مشتریان، هدایت می‌کنند.
نرم‌افزار RAD BPMS، یک زیرساخت نرم‌افزاری منعطف و پیشرفته است که امکان مکانیزه‌سازی فرایندهای سازمانی بدون نیاز به کدنویسی را فراهم می‌آورد.
این راهکار هوشمند، پلی میان اهداف استراتژیک سازمان و اجرای عملیاتی آن‌هاست؛ دقیقاً چیزی شبیه به یک معجزه در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار.
هدف اصلی راهکار RAD BPMS، هدایت و مدیریت داده‌ها در مسیری مشخص و ساختارمند است؛ مسیری که اتوماسیون کامل فرایندهای سازمانی را ممکن می‌سازد. برخلاف برخی ارائه‌دهندگان که BPMS را ابزاری برای ساخت برنامه‌های کوچک مانند سامانه‌های تیکتینگ، نظرسنجی یا ارتباط با مشتری می‌دانند، واقعیت این است که ماموریت اصلی BPMS، مدیریت مؤثر و بدون کدنویسی فرایندهای اصلی سازمان است.
RAD BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند با کاهش وابستگی به نیروی انسانی، کاهش هزینه‌های تولید و توسعه، و کاهش زمان آموزش کارمندان، بهره‌وری بالاتری را تجربه کنند. این راهکار نرم‌افزاری، امکان طراحی، توسعه و تغییر سیستم‌های سازمانی را حتی برای کاربران غیر‌برنامه‌نویس فراهم می‌کند.
در شرایطی که استخدام و نگهداری برنامه‌نویسان متخصص برای بسیاری از سازمان‌ها پرهزینه است، استفاده از RAD BPMS می‌تواند به کاهش محسوس هزینه‌های فناوری اطلاعات منجر شود. تمرکز این راهکار، ارائه ابزارهایی است که بدون دانش فنی، تغییرات نرم‌افزاری را با سرعت و دقت ممکن می‌سازد.
یکی از مهم‌ترین دلایل انتخاب و خرید راهکار BPMS توسط سازمان‌ها، نیاز به تولید سریع نرم‌افزارهایی است که اطلاعات را به‌جای کاغذ، در پایگاه داده ذخیره کرده و امکان پردازش و گزارش‌گیری را فراهم می‌سازد.
در شرایطی که پروژه‌های برنامه‌نویسی اختصاصی هزینه‌بر و زمان‌بر هستند، RAD BPMS این امکان را فراهم می‌کند که با کمترین هزینه و بدون نیاز به کدنویسی، سیستم‌های مختلف مورد نیاز سازمان را در مدت زمان کوتاهی ایجاد کرد. این موضوع به کاهش زمان ارائه خدمات و افزایش رضایت مشتری منجر می‌شود.
برخی فرایندها مانند:
اخذ مجوز نشر
پرداخت خسارت فوت یا جرح مازاد
تعمیر یا تعویض تجهیزات
در سازمان‌ها وجود دارند که به‌صورت خاص و پیچیده‌اند و برایشان نرم‌افزار استانداردی در بازار وجود ندارد. در چنین شرایطی، توسعه نرم‌افزار اختصاصی برای هر یک از این فرایندها، مستلزم صرف صدها میلیون تومان و چندین ماه زمان است.
نکته مهم دیگر، گستردگی فرایندهاست. هر فرایند معمولاً به چندین زیرسیستم مانند مالی، تدارکات، قراردادها، مدیریت مستندات، و پورتال متصل است. در صورتی که نرم‌افزارهای جزیره‌ای هر یک از این ماژول‌ها را به‌صورت مجزا مدیریت کنند، هم‌پوشانی و عدم‌یکپارچگی مشکل‌ساز خواهد شد.
اما با خرید راهکار RAD BPMS، سازمان‌ها نه‌تنها فرایند خاص مدنظر خود را مکانیزه می‌کنند، بلکه می‌توانند سایر فرایندهای سازمانی را نیز با همان زیرساخت، بدون کدنویسی، توسعه و اجرا کنند. این یعنی صرفه‌جویی در هزینه، زمان و منابع، و افزایش چابکی سازمان.
ما در راهکار RAD BPMS، برای تحقق عملی مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM)، هفت مرحله کلیدی تعریف کرده‌ایم:
شناسایی فرایندها (معماری فرایند)
کشف فرایندها و مدلسازی وضعیت موجود (AS-IS)
شکست فرایندها
باز طراحی یا مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی (TO-BE)
اجرای تستی
تحلیل (درک نقاط ضعف و تاثیر آن‌ها)
پیاده‌سازی فرایندها (مدل فرایندی قابل اجرا)
در بسیاری از سازمان‌های کشور، تنها مراحل ابتدایی مانند شناسایی و مستندسازی فرایندها انجام می‌شود؛ درحالی‌که این مستندات صرفاً در قالب کتابچه یا زونکن‌هایی در قفسه مدیران باقی می‌مانند. اما برای تحقق بلوغ سازمانی در مدیریت فرایندها، باید هر هفت مرحله فوق به‌طور کامل و اجرایی پیاده‌سازی شوند.
نکته اینجاست که فرایندها به‌صورت دستی یا سنتی در همه سازمان‌ها در حال اجرا هستند، اما به‌دلیل عدم مکانیزاسیون و نبود ابزار مناسب، اجرای آن‌ها کند و با اصطکاک بالا همراه است. اغلب، حلقه مفقوده در پیاده‌سازی BPM، نبود یک ابزار قدرتمند مانند RAD BPMS است.
راهکار RAD BPMS با مکانیزه‌سازی فرایندها، بدون نیاز به کدنویسی، اجرای این مراحل را تسهیل کرده و از اتلاف منابع جلوگیری می‌کند.
مزیت مهم RAD BPMS، قابلیت استفاده در سازمان‌های کوچک تا بسیار بزرگ است. از یک شرکت مهندسین مشاور ۱۰ نفره گرفته تا یک بانک یا وزارتخانه با هزاران پرسنل، همگی می‌توانند از همین محصول استفاده کنند، بدون نیاز به نسخه‌های متفاوت یا توسعه اختصاصی.
اما نکته اصلی، نحوه پیاده‌سازی این ابزار در سازمان است؛ چرا که پیاده‌سازی نامناسب می‌تواند حتی بهترین نرم‌افزار را از چرخه اجرا خارج کند.
نکته قابل توجه دیگر در راهکار RAD BPMS آن است که تمامی تیم‌های پیاده‌سازی و پشتیبانی از فارغ‌التحصیلان مهندسی صنایع با تجربه اجرایی واقعی تشکیل شده‌اند؛ افرادی که سال‌هاست در پروژه‌های واقعی در صنایع مختلف تجربیات عمیق و عملی کسب کرده‌اند.
