شرکت فرایند پرداز راد، با بیش از ۱۸ سال تجربه در طراحی و تولید سامانه‌های نرم‌افزاری فرآیندگرا، به‌ویژه در حوزه شرکت‌های پروژه‌محور، موفق به پیاده‌سازی راهکارهای نوآورانه در بیش از ۳۰۰ شرکت مشاور، پیمانکار و ناظر کارفرما شده است. این شرکت با تکیه بر رویکرد فرآیندی از ابتدا، به‌عنوان تنها ساختار BPMS تولید داخل، راهکارهای تخصصی متعددی را برای حوزه‌های مختلف EPCMF توسعه داده است.

یکی از این راهکارهای کلیدی، نرم‌افزار مدیریت و کنترل اسناد مهندسی (RAD EDMS) است که پس از طراحی و پیاده‌سازی پایلوت در یکی از مجموعه‌های قرارگاه خاتم‌الانبیاء و دریافت تأیید فنی، به شرکت‌های فعال در حوزه نفت و گاز معرفی شد. شایان ذکر است که RAD EDMS تنها راهکار کنترل اسناد و مدارک مهندسی است که موفق به اخذ تأییدیه فاوا و امنیت از وزارت نفت شده است.

این نرم‌افزار با هدف بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت اسناد مهندسی در پروژه‌های EPC، امکاناتی نظیر ثبت، بررسی، کنترل و آرشیو اسناد را در یک ساختار یکپارچه و با تفکیک نقش‌ها و دسترسی‌ها بین شرکت‌های مختلف درگیر در پروژه فراهم می‌کند. با استفاده از RAD EDMS، شرکت‌های مهندسی (E)، مشاوران کارفرما (MC)، ناظرین و کارفرما (Client) می‌توانند به بررسی، تأیید، رد، بازنگری، ثبت و انتقال اسناد مهندسی بپردازند، در حالی که تاریخچه کامل و بدون خطای مستندات نیز حفظ می‌شود.

این رویکرد، شفافیت، ردیابی‌پذیری، تسریع فرآیندها و کاهش خطاهای انسانی را برای تمامی ذی‌نفعان پروژه‌های مهندسی به ارمغان می‌آورد.

در پروژه‌های مهندسی، مدیریت مؤثر اسناد و مدارک نقش حیاتی در افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها دارد. راهکار RAD EDMS با مکانیزه‌کردن کلیه فعالیت‌های مرتبط با اسناد مهندسی، از جمله ثبت، بررسی، کنترل و آرشیو، امکان دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات را برای تمامی ذی‌نفعان فراهم می‌سازد.

این سیستم با ایجاد یک پایگاه امن و یکپارچه، به کاربران اجازه می‌دهد تا در هر لحظه به مدارک مربوطه دسترسی داشته باشند و فعالیت‌های مجاز خود را انجام دهند. با تفکیک نقش‌ها و سطوح دسترسی، RAD EDMS شفافیت و ردیابی‌پذیری را در فرآیندهای پروژه تضمین می‌کند.

راهکار RAD EDMS قابلیت استقرار و اجرا در سه بخش کلیدی را دارد:

• شرکت‌های کارفرما (نظارت عالیه): کنترل تراکنش‌های مختلف مدارک بین مهندس مشاور، ناظر و سایت اجرایی، با هدف اطمینان از دستیابی به اهداف سازمانی و رعایت قوانین و مقررات.

  
  

• شرکت‌های MC (مشاور کارفرما): اجرای چرخه‌های کنترل بر تولید مدارک، با قابلیت اتصال به ساختار واحد اجرایی در صورت نیاز کارفرما.

  
  

• شرکت‌های E (مشاور تولید مدرک): مدیریت گردش‌های کاری چرخه عمر مدارک فنی پروژه، سرویس‌های کنترلی، راه‌اندازی DCC و مدیریت ترانسمیتال‌ها، گزارش‌گیری متنوع و آرشیو جامع اسناد مهندسی.

  
  

  
  

با بهره‌گیری از RAD EDMS، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای مدیریت اسناد مهندسی را به‌صورت یکپارچه و مؤثر اجرا کنند، که منجر به کاهش خطاهای انسانی، تسریع در انجام فعالیت‌ها و بهبود کلی عملکرد پروژه‌ها می‌شود.

تولید مدرک:

 معمولا اطلاعات مربوط به مدارک در هر پروژه در اختیار واحد یا بخش مهندسی بوده و اطلاع از آخرین وضعیت مدارک یا روال تولید آن مخصوصا اگر تعداد آن زیاد باشد کار بسیار دشواری می باشد و دستیابی به نسخه ها و همچنین دریافت اطلاعات وضعیت مدارک به صورت ادواری بسیار وقت گیر و دارای خطای زیادی می باشد که این اسناد ارزشمندترین داده های خروجی و ورودی این مجموعه ها می باشند.

قسمت های مختلف راهکار EDMS  راد در حوزه شرکت های مشاور شامل موارد زیر می شود:

1. گردش های کاری چرخه عمر مدارک فنی پروژه
2. سرویسهای کنترلی و درج جزئیات اسناد و مدارک مهندسی
3. راه اندازی DCC و مدیریت ترانسمیتال ها
4. گزارشگیری های متنوع و اطلاع از وضعیت اسناد و مدارک
5. آرشیو جامع و پایگاه اطلاعاتی برای ذخیره سازی مدارک مهندسی       

لازم به ذکر است بخش های یک تا چهار صرفا در نرم افزارهای EDMS با مفهوم Engineering Document Management System وجود دارند در حالی که امروزه در بازار  سر فصل شماره 5 عموما به اشتباه  EDMS معرفی می گردد که  در واقع این مفهوم Electronic Document Management System می باشد.

 ساختار کنترلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل می آید تا طرفین قرارداد اطمینان یابند که هر سند دقیقا به طریقه مشخص شده و در زمان معین، تهیه شده است. لذا بعضا با توجه به بزرگی پروژها و یا نداشتن تخصص های لازم در تمام زمینه ها و... این وظیفه به شرکت های MC محول میگردد. در راهکار مدیریت اسناد و مدارک مهندسی راد کلیه موارد ذکر شده در ساختار شرکت های مشاور برای این واحد نیز با رویکرد MC قابل دستیابی می باشد و این قبیل شرکت ها نیز میتوانند چرخه کنترل بر تولید مدارک را در مجموعه خود جاری نمایند و همچنین قابلیت اتصال برای MC و  Eفراهم شده تا در صورت خواست کارفرما این دو حوزه در یک ساختار واحد اجرایی گردند.

سیستم کنترل مدارک راد جهت کنترل تراکنش های مختلف مدارک بین مهندس مشاور و کارفرما، مهندس مشاور و ناظر و همچنین بین مهندس مشاور و سایت اجرایی امری الزامی و حیاتی برای پروژه می باشد.  این کنترل ها فرآیندی است که توسط مدیریت تعیین میگردد تا از دستیابی به اهداف واحد مورد رسیدگی در زمینه قابلیت اعتماد به گزارشگیری ، اثربخشی و کارایی عملیات سازمان و رعایت قوانین و مقررات مربوط به سازمان اطمینانی مناسب به دست آید.

 همچنین برای شرکتهای کارفرمایی که صرفا به بایگانی و آرشیوینگ اسناد تولید شده و نظارت شده ی عناصر زیرمجموعه خود میخواهند بپردازند، مجموعه ای از روشهای نوین بایگانی الکترونیکی و ساختارهای سریع دستیابی به اطلاعات را در اختیار میگذارد تا هر لحظه بتوانند از هر جایی ، به اطلاعات پروژه های مختلفشان دسترسی داشته باشند.

با توجه به موارد ذکر شده می توان عنوان کرد راهکارهای راد بر خلاف سایر سیستم ها یک نگاه کاملا واقع نگر و به دور از ایده آل گرایی در سازمان را ارایه می نماید و به جای پیاده سازی الگو های از پیش تعریف شده اصناف مشابه و یا دستورها و روش های اجرایی غیر قابل انعطاف ، در قدم اول فرایندهای جاری و مورد نیاز سازمان را شناسایی و بررسی می نماید، تا الگویی مناسب از آنچه در حال حاضر در سازمان وجود دارد را ارائه نماید که توسط تیم حرفه ای و با تجربه از کارشناسان صنایع مجموعه راد صورت می پذیرد. لذا استخراج فرآیندهای مورد نظر سازمان منطبق بر سطح نیاز مشتری یکی از اهداف راد می باشد تا بتواند سیستمی منطبق بر سازمان مشتری ایجاد نماید و با توجه به خواسته های خاص هر سازمان خروجی های کاملا متفاوتی از نرم افزاری واحد در شرکتهای مختلف ایجاد نماید، علی الخصوص با در نظر گرفتن این نکته که در پروژه های مختلف سطح نیازهای متفاوتی به وجود می آید و در بسیاری مواقع این سطوح درخواستی در حین اجرای پروژه ها نمود پیدا میکنند. پس ابزار باید آمادگی پذیرش هر گونه تغییری را در خلال پروژه و هم چنین بعد از پایان دوره پیاده سازی توسط نیروهای درون سازمانی و نه کارشناسان فروشنده داشته باشد. رویکردی که مبنای آن انطباق با دیدگاه مدیران، فرآیندها، نیروی انسانی، سخت افزار و بستر موجودو... می باشد تا پس از ایجاد انطباق لازم به بهبود عملکرد سازمان بپردازد. شاید بتوان گفت این مورد یکی از بارزترین مشخصه ها و تفاوت ها ی روش عملیاتی راد با  شرکت های پیاده ساز نرم افزارهای ERP در دنیا می باشد که از ابتدا محور فعالیت ها وآموزش ها و پیاده سازی خود را بر روی تجارب موفق در صنف مشابه قرار می دهند.